ANNONCE
Når en mindre virksomhed skal skifte adresse, lander flytteopgaven sjældent hos en medarbejder, der ikke laver andet. Den bliver typisk lagt oven i den almindelige arbejdsdag hos ejeren, en administrativ medarbejder eller den kollega, der plejer at være god til at skabe overblik. Pludselig skal den samme person både passe kunder, møder og deadlines og samtidig tage stilling til flyttekasser, møbler, internetforbindelser og nøgler.
Det kan hurtigt gøre flytningen til en opgave, der fortsætter efter arbejdstid. Der bliver pakket fredag eftermiddag, sendt mails om møbler om aftenen og diskuteret placering af skriveborde i en weekend, hvor tankerne egentlig skulle være et helt andet sted. En god flytteplan bør derfor ikke kun handle om, hvordan virksomhedens ting kommer fra A til B. Den bør også sikre, at arbejdet bliver fordelt på en måde, som faktisk kan fungere i menneskers kalendere.
Gør flytningen til et projekt med tydeligt ansvar
Den klassiske formulering om, at “vi hjælper alle sammen”, lyder sympatisk, men fungerer dårligt som projektstyring. Hvis ingen ved præcist, hvem der bestiller flyttekasser, koordinerer IT eller har dialogen med den nye udlejer, ender opgaverne ofte hos den person, der opdager problemet først.
Udpeg derfor en ansvarlig for det samlede overblik, men lad ikke vedkommende stå med alt arbejdet. Opgaverne kan med fordel fordeles efter områder. Én kan have ansvar for IT og telefoni, en anden for inventar og møbler, mens en tredje sørger for information til medarbejderne. Beslutninger om indretning og økonomi bør samtidig have tydelige beslutningstagere, så mindre spørgsmål ikke bliver sendt rundt mellem fem personer.
Lav også en realistisk tidsplan baglæns fra den dato, hvor virksomheden skal fungere på den nye adresse. Det er ofte mere nyttigt end blot at have “flyttedag” stående i kalenderen. Hvis internetforbindelsen skal fungere mandag morgen, er installationen eksempelvis ikke en opgave til søndag eftermiddag.
Samtidig bør virksomheden skelne mellem opgaver, medarbejderne med fordel kan løse selv, og opgaver, der ikke giver mening at bruge deres arbejdstid på. En revisor, sælger eller designer er sjældent bedst anvendt på at bære skriveborde ned ad trapper, bare fordi vedkommende tilfældigvis arbejder i virksomheden.
Professionel firmaflytning kan frigøre interne ressourcer
Jo mindre virksomheden er, desto mere kan fraværet af bare få medarbejdere mærkes. Hvis hele holdet bruger en arbejdsdag på at pakke, bære og køre inventar, ligger de normale opgaver stille imens. Det kan være fint, hvis det er et bevidst valg, men omkostningen bør tænkes ind på samme måde som selve regningen for flytningen.
Ved en større firmaflytning kan det derfor være relevant at få professionel hjælp til de dele af processen, der ellers binder mange interne timer. Døgnflyt beskriver blandt andet hjælp til kontor-, domicil- og lagerflytninger, udarbejdelse af flytteplan, håndtering af IT-udstyr og mulighed for at gennemføre dele af flytningen om aftenen eller i weekenden.
Det giver virksomheden flere muligheder for at tilrettelægge processen omkring driften. Nogle vælger måske at lade medarbejderne pakke deres personlige arbejdsområde, mens flyttefolk tager sig af møbler og transport. Andre har større fordel af en mere omfattende løsning, fordi kundearbejdet skal fortsætte næsten uændret frem til sidste dag på den gamle adresse.
Det vigtige er at regne med andet end selve flytteprisen. Hvis ti medarbejdere bruger mange timer på praktisk arbejde, har det også en omkostning, selv om den ikke står på en faktura. Samtidig kan en lang række aftener med ekstraarbejde slide unødigt på en periode, som i forvejen indeholder forandringer.
Sortér før I pakker – og beslut, hvordan det nye kontor skal fungere
En firmaflytning er samtidig en sjælden anledning til at åbne skabe, depoter og lagerrum og se på, hvad virksomheden egentlig har samlet sammen. Der er ikke meget mening i at betale for transport af defekte kontorstole, gamle brochurer eller teknisk udstyr, ingen længere bruger.
Sorteringen bør derfor begynde før nedpakningen. Det gør opgaven mindre og giver samtidig virksomheden mulighed for at tænke det nye kontor igennem. Hvis arbejdsformen har ændret sig, behøver den nye adresse ikke indrettes som en kopi af den gamle.
En enkel opdeling kan være nyttig:
- inventar, der skal direkte med videre
- udstyr, der kræver særlig håndtering
- ting, der skal opbevares midlertidigt
- inventar, der kan sælges eller gives videre
- materialer og udstyr, der bør kasseres korrekt.
Når det er besluttet, hvad der faktisk skal flyttes, bør alle kasser og større genstande mærkes efter deres destination på den nye adresse. Brug eksempelvis afdelingsnavn, rumnummer eller arbejdszone. Det er langt mere effektivt end mærkater som “står normalt ved printeren”, når printeren på den nye adresse befinder sig et helt andet sted.
Det er også en god idé at beslutte på forhånd, hvad der absolut skal fungere den første arbejdsdag. Internet, telefoni, centrale IT-systemer og de vigtigste arbejdspladser bør have første prioritet. Planter, billeder og det sidste indhold fra arkivskabet kan godt vente lidt længere.
På den måde bliver virksomhedens flytning en kontrolleret overgang frem for et ekstra projekt, der flyder ind i alles fritid. Der vil næsten altid opstå små spørgsmål undervejs, men når ansvar, tidsplan og arbejdsfordeling er afklaret tidligt, behøver de ikke ende som endnu en sen aften med tape, flyttekasser og mails fra kontoret.
